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# 项目规划文档

**项目名称：** 调节阀工厂信息化管理系统建设  
**项目性质：** 定制化轻量信息化系统  
**实施团队：** 内部两人团队（领导 + 技术实施）  
**文档用途：** 内部规划参考，指导项目全周期落地  
**文档版本：** v1.5

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## 一、项目背景与目标

### 背景

目标客户为一家中小型调节阀制造企业，年产值约1亿元，当前信息化基础几乎为零，主要依靠 Excel 表格和口头传达进行生产管理。企业领导希望引入一套信息化管理系统，提升生产效率，但明确不希望使用复杂的大型通用系统（如 ERP），而是寻求一套小巧、灵活、高度贴合自身现状的定制化解决方案。

### 项目目标

- 为客户搭建一套覆盖核心业务环节的轻量信息化管理系统
- 系统需高度定制，贴合客户实际生产流程
- 研发成本和信息化改造成本控制在合理范围内
- 系统易于使用，员工无需专业培训即可上手

### 可行性判断

本团队当前已有在相近场景下搭建信息化系统的实践经验，技术路线成熟，且在 AI 辅助开发工具的加持下，开发效率可显著提升。项目需求与团队能力匹配度高，整体可行性良好。

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## 二、技术选型

### 主要技术栈

| 技术                  | 用途                            | 说明                                                                           |
| --------------------- | ------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ |
| Microsoft Excel + VBA | 界面与业务逻辑                  | 无需额外环境，部署简单，客户熟悉度高                                           |
| Microsoft Access      | 数据存储与应用界面（可选方案A） | 与 Office 生态集成，兼具数据库和界面开发能力，部署简单，但存在并发和稳定性局限 |
| SQL Server Express    | 数据存储（可选方案B）           | 微软出品，免费，稳定性和并发能力显著优于 Access，但部署复杂度更高              |
| Python                | 辅助脚本与自动化                | 用于 VBA 难以处理的复杂逻辑，按需引入                                          |

### 数据库方案对比

数据库的选择是本项目技术层面最关键的决策之一，直接影响系统的稳定性、部署方式和后期维护成本。以下是两个方案的详细对比，供内部讨论决策。

**方案A：Microsoft Access**

适用场景：单机使用，或并发用户数极少（1～2人）的情况。

优点：

- 无需额外安装数据库服务，部署极为简单
- 自带窗体和报表设计器，可作为应用界面直接使用，减少开发工作量
- 与 Excel、VBA 集成度高，开发门槛低
- 客户已有 Office 环境即可运行，无额外软件成本

局限性：

- 文件型数据库，多人并发写入时存在文件损坏风险，数据一旦损坏难以恢复
- 并发性能较弱，不适合多人同时操作的场景
- 数据量增大后性能下降明显，长期扩展性有限

**方案B：SQL Server Express（推荐）**

适用场景：多人共享访问，对数据稳定性有要求的生产环境。

优点：

- 微软官方出品，Express 版本免费，功能满足本项目体量
- 真正的服务型数据库，支持多人并发访问，稳定性高
- 数据存储在服务器端，不依赖单个文件，安全性和可靠性远优于 Access
- 后期若系统规模扩大，可平滑升级至 SQL Server 完整版，无需重构

局限性：

- 需要在服务器上安装和配置数据库服务，部署复杂度高于 Access
- 需要服务器支撑（操作系统建议使用 Windows Server，普通 Windows 系统对局域网并发连接数有约20个的上限限制）
- 界面部分仍需通过 Excel + VBA 开发，无法像 Access 一样直接利用内置界面工具

### 选型原则

- **优先使用 VBA**：无需搭建运行环境，客户机器上只要有 Office 即可运行，部署成本极低
- **Python 按需补充**：当 VBA 实现成本过高时，以 Python 脚本的形式补充，不强求统一
- **本地部署**：系统部署在客户本地机器或服务器上，数据不出厂，安全可控
- **不追求技术先进性**：以稳定、可维护、易交付为第一优先级

### 前端部署与版本管理策略

系统前端基于 Excel + VBA 开发，部署和版本管理需要提前规划，避免在多人使用时出现文件冲突或版本混乱。

**核心设计原则：一人一份应用文件，避免多人同时操作同一文件。**

每个使用系统的员工在自己的电脑上运行独立的 Excel 应用文件，所有数据的读写通过后端数据库完成，前端文件本身不存储业务数据。这样既避免了多人同时打开同一 Excel 文件带来的锁定和冲突问题，也使得应用更新时只需替换各工作站上的文件即可。

**Office 版本统一要求：**

由于 VBA 在不同 Office 版本间存在兼容性差异（如控件行为、函数支持、界面渲染等），需要在项目启动前确认客户各工作站的 Office 版本情况。建议推动客户将所有工作站的 Office 统一到同一版本，以降低开发和测试的复杂度，避免出现"在一台电脑上能用、在另一台上出问题"的情况。

**应用更新与分发：**

当系统功能迭代或修复 Bug 时，需要将新版本的 Excel 应用文件分发到各工作站。具体的分发机制（如通过共享文件夹统一存放最新版本，或由我方远程协助更新）需结合客户的 IT 环境在实施阶段确定。设计应用文件时应考虑版本标识，便于确认各工作站是否运行的是最新版本。

### 部署方式

部署方式取决于数据库方案的选择：

- **方案A（Access）**：数据库文件存放在共享网络路径，各工作站直接访问，无需服务器，部署简单；适合初期试用或并发用户极少的情况
- **方案B（SQL Server）**：数据库服务安装在服务器上，各工作站通过局域网连接访问；服务器操作系统建议使用 Windows Server，以避免普通 Windows 系统的并发连接上限问题；如客户当前没有服务器，需在项目启动前提前规划采购

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## 三、模块规划

系统按业务流程划分为以下核心模块，各模块之间存在数据依赖关系，需按顺序建设。

### 模块依赖关系

> **说明：** 下图表示的是**系统建设顺序与数据依赖方向**，不是业务流程图。箭头含义为"被依赖方 → 依赖方"，即上游模块的数据是下游模块运行的前提。

```mermaid
graph TD
    A["物料编码 & BOM<br/>（地基模块）"]
    B["库存管理"]
    C["采购管理"]
    D["订单管理"]
    E["生产管理"]
    F["发货管理"]

    A -->|物料与BOM数据支撑| B
    A -->|物料数据支撑| C
    A -->|物料与BOM数据支撑| D
    C -->|到货入库联动| B
    D -->|订单驱动生产| E
    B -->|领料出库联动| E
    D -->|发货与订单状态联动| F
    B -->|出库确认联动| F

    style A fill:#f9f0e0,stroke:#c8a84e,stroke-width:2px
```

### 各模块说明

**模块一：物料编码与BOM管理**（地基模块）

- 建立统一的物料编码体系，每条物料有唯一编码
- 物料主数据字段：编码、名称、规格、材质、单位、物料类型等
- 支持多层级 BOM 结构：产品 → 子组件 → 零件
- 这是整个系统的数据地基，所有后续模块的数据均基于此建立

**模块二：库存管理**

- 入库、出库记录
- 实时库存数量查询
- 库存预警（低库存提示）
- 基于物料编码与 BOM 模块的数据运作

**模块三：采购管理**

- 采购需求发起与记录
- 供应商信息维护
- 采购单开具与跟踪
- 到货确认与入库联动

**模块四：订单管理**

- 客户订单录入与查询
- 订单状态跟踪（接单 → 生产中 → 完工 → 已发货）
- 交货期管理与提醒
- 订单变更记录：客户提出变更（规格、数量、交货期等）时，在系统中发起变更申请，记录变更内容、变更时间和变更原因，保留完整的变更历史，确保每一次改动可追溯
- 变更状态管理：变更申请需经确认后方可生效，生效后自动通知生产侧响应，避免变更信息在口头传递中丢失或延误

**模块五：生产管理**

- 生产工单开具与下达
- 生产进度记录
- 生产异常记录
- 与库存联动（领料出库）
- 订单变更响应：当上游订单发生变更时，系统提示相关生产工单需要处理；根据生产进度的不同，支持对工单执行暂停、修改或作废重开等操作，并记录变更原因，确保生产执行与订单要求始终保持一致

**模块六：发货管理**

- 出库确认与发货单开具
- 发货记录查询
- 与订单状态联动（发货后订单标记完成）

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## 四、分阶段实施计划

项目总周期约 **5个月**，共分为5个阶段，每个阶段有明确产出物。

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### 第一阶段：调研与需求确认

**时间：第1～3周（约3周）**

**工作内容**

- 与客户开展调研访谈，覆盖全部业务模块
- 记录客户当前各环节的操作方式和痛点
- 确认各模块的具体需求和优先级
- 摸底客户现有数据状况：盘点现有 Excel 及其他载体中的物料数据、BOM 数据、订单数据等的规模、格式和质量，评估数据整理与迁移的工作量
- 确认客户 IT 基础条件：并发用户数、是否已有服务器、是否需要移动端访问、各工作站 Office 版本及操作系统等，为数据库选型、部署方案和前端兼容性提供决策依据
- 输出需求确认文档，作为后续开发的依据

**产出物**

- 客户现状调研记录
- 系统需求确认文档（各模块字段、流程、规则）
- 物料编码规则草案
- 客户现有数据摸底报告（数据源清单、数据规模、质量评估、迁移难度判断）

**阶段目标**

- 双方对系统要做什么达成一致
- 物料编码体系的设计方向确定，可进入开发阶段
- 对客户现有数据的规模和质量有清晰认知，为第二阶段的数据整理工作做好预判

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### 第二阶段：基础数据层建设

**时间：第4～8周（约5周）**

**工作内容**

- 设计并确认物料编码规则
- 搭建物料主数据管理模块（录入界面 + 数据库）
- 设计 BOM 数据结构，搭建 BOM 管理模块
- 协助客户完成存量物料数据的整理与录入
- 在基础数据初步录入后，尽早搭建一个可演示的小型功能点（如物料查询界面），供客户实际体验，建立对系统的直观感知和信心

**产出物**

- 物料编码规则文档
- 可用的物料主数据管理模块
- 可用的 BOM 管理模块
- 初始物料数据库（含客户现有物料数据）
- 可演示的早期 Demo（如物料查询功能）

**阶段目标**

- 物料编码体系落地，数据库中有真实可用的物料数据
- 为后续所有模块提供数据基础
- 客户能够通过早期 Demo 看到实际成果，对项目方向建立信心

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### 第三阶段：库存与采购模块

**时间：第9～12周（约4周）**

**工作内容**

- 搭建库存管理模块（入库、出库、库存查询、预警）
- 搭建采购管理模块（采购单、供应商、到货确认）
- 实现库存与采购的数据联动
- 与客户对接，验证流程是否符合实际操作习惯

**产出物**

- 可用的库存管理模块
- 可用的采购管理模块
- 两模块的操作说明文档

**阶段目标**

- 客户可以通过系统管理日常的入库、出库、采购操作
- 库存数据可实时查询，告别依靠记忆和人工盘点

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### 第四阶段：订单与生产模块

**时间：第13～17周（约5周）**

**工作内容**

- 搭建订单管理模块（订单录入、状态跟踪、交货期）
- 搭建生产管理模块（工单、进度、领料）
- 实现订单 → 生产 → 库存的数据联动
- 测试完整业务流程的数据流转是否顺畅

**产出物**

- 可用的订单管理模块
- 可用的生产管理模块
- 完整业务流程的数据流转测试记录

**阶段目标**

- 系统可以覆盖从接单到生产完成的完整流程
- 各环节数据可以贯通，不再孤立

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### 第五阶段：发货模块与系统整合交付

**时间：第18～20周（约3周）**

**工作内容**

- 搭建发货管理模块（出库确认、发货单、发货记录）
- 全系统整合测试，修复问题
- 数据迁移协助（将客户现有 Excel 数据导入系统）
- 客户使用培训
- 交付系统及相关文档

**产出物**

- 可用的发货管理模块
- 完整可交付的信息化管理系统
- 用户操作手册
- 系统维护说明文档

**阶段目标**

- 系统全流程打通，覆盖接单到发货的完整业务链
- 客户可以独立使用系统，完成日常业务操作

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## 五、时间节点总览

| 阶段     | 主要内容        | 时间区间   | 关键产出                    |
| -------- | --------------- | ---------- | --------------------------- |
| 第一阶段 | 调研与需求确认  | 第1～3周   | 需求确认文档、数据摸底报告  |
| 第二阶段 | 物料编码 + BOM  | 第4～8周   | 物料与BOM模块上线、早期Demo |
| 第三阶段 | 库存 + 采购     | 第9～12周  | 库存采购模块上线            |
| 第四阶段 | 订单 + 生产     | 第13～17周 | 订单生产模块上线            |
| 第五阶段 | 发货 + 整合交付 | 第18～20周 | 完整系统交付                |

**总周期：约20周（5个月）**

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## 六、风险识别与应对

| 风险              | 说明                                                                            | 应对方式                                                                                             |
| ----------------- | ------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| 需求变更          | 调研不充分导致开发中途改需求                                                    | 第一阶段重点投入，确保需求文档经双方确认后再开发                                                     |
| 数据录入量大      | 存量物料数据录入可能耗时超预期                                                  | 第一阶段完成数据摸底，提前评估工作量；协助客户设计数据整理模板，分批录入，不影响开发进度             |
| 客户使用习惯      | 员工不习惯新系统，使用率低                                                      | 界面设计贴近 Excel 操作习惯，降低学习成本，上线前做培训；尽早提供可体验的 Demo，让客户逐步适应       |
| 并发访问限制      | 普通 Windows 系统对局域网并发连接数有上限，多人同时使用时可能出现连接被拒的情况 | 服务器操作系统必须使用 Windows Server，在项目启动前与客户确认并推动采购落实                          |
| 数据库稳定性      | Access 文件型数据库在多人并发写入时存在文件损坏的风险，一旦损坏数据难以恢复     | 采用 SQL Server Express 替代 Access 作为数据库，从根本上规避此风险                                   |
| 开发时间有限      | 技术实施以业余时间为主                                                          | 借助 AI 辅助开发提升效率，各阶段设置缓冲时间，优先保证核心模块                                       |
| Office 版本不一致 | 不同工作站 Office 版本不同，可能导致 VBA 程序出现兼容性问题                     | 调研阶段摸清各工作站 Office 版本，推动客户在项目启动前统一 Office 版本                               |
| 应用分发与更新    | 系统迭代后需将新版本分发到各工作站，若缺乏机制可能导致版本混乱                  | 采用一人一份应用文件的设计，应用内置版本标识；结合客户 IT 环境确定分发机制（如共享文件夹存放最新版） |

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## 七、客户侧配合事项

> **说明：** 以下事项需要客户方配合完成，建议在项目启动前或调研阶段与客户明确沟通，形成书面备忘，避免后期因预期不对齐产生分歧。

**项目启动前需客户配合确认的事项：**

- 是否同意将各工作站 Office 统一到同一版本（我方指定），并在项目开发启动前完成
- 是否已有服务器或是否愿意采购服务器（若选择 SQL Server 方案）
- 指定一名内部对接人，负责协调访谈安排、数据收集和日常沟通

**项目实施过程中需客户配合的事项：**

- 安排相关岗位人员参与调研访谈
- 配合整理现有物料、BOM 等存量数据，按模板格式提供
- 每个阶段交付时安排人员进行试用和反馈
- 系统上线前安排员工参与使用培训

**建议形成书面备忘的事项：**

- 系统包含哪些模块、不包含哪些（明确项目边界）
- 交付后的维护和修改如何处理（响应方式、是否收费）
- 客户方需承担的配合责任（数据整理、硬件采购、版本统一等）

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## 八、项目成功标准

- 系统覆盖从接单到发货的完整业务流程
- 客户可以独立完成日常操作，无需长期依赖技术支持
- 物料编码体系落地，库存数据准确可查
- 系统在客户现有设备上稳定运行，无重大性能问题
- 客户对系统的使用满意度达到预期

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_内部工作文件 · v1.5 · 可根据调研结果和项目进展持续更新_